Порядок конвертации электронных документов предлагается закрепить законодательно

Spectral / Depositphotos.com

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (далее – Закон № 149-ФЗ) планируется дополнить новыми статьями, закрепляющими правила создания электронных и материальных дубликатов документов, а также конвертации электронных документов. Соответствующий законопроект¹ внесен в Госдуму Правительством РФ 17 мая.

Под конвертацией электронных документов предлагается понимать преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры и содержания (новая ст. 11.2 Закона № 149-ФЗ).

Чтобы конвертированный электронный документ был равносилен исходнику, должны быть выполнены следующие условия:

• конвертация произведена лицом, которое подписало исходный электронный документ, его правопреемником, уполномоченным лицом, обладателями исходного документа совместно, юридическими лицами или ИП, получившими лицензию на осуществление деятельности по проведению конвертации электронных документов и созданию электронных и материальных дубликатов, а также их хранению, иным лицом в указанных законом случаях;
• структура и содержание конвертированного документа не изменены;
• конвертированный документ подписан действительной усиленной квалифицированной электронной подписью, позволяющей точно установить дату и время преобразования;
• соблюдена процедура конвертации – требования к ней предстоит установить Правительству РФ (для организаций, контроль за деятельностью которых осуществляется Банком России, требования будут устанавливаться по согласованию с ним).

Предлагаемые законопроектом новые положения в части создания дубликатов предусматривают, что электронный дубликат создается в форме электронного документа в отношении исходника на материальном носителе, а материальный дубликат – в форме документа на материальном носителе без применения техсредств для его воспроизведения (новая ст. 11.3 Закона № 149-ФЗ). Такой дубликат равносилен оригиналу при соблюдении тех же условий, что установлены для конвертации. Требования к процедуре создания электронных и материальных дубликатов документов также предстоит установить Правительству РФ.

Предлагаемые поправки в Закон № 149-ФЗ предусматривают и ряд ограничений на проведение обозначенных процедур – запрещается создание равнозначных исходным документам электронных и материальных дубликатов документов, содержащих гостайну, удостоверяющих личность и документов Архивного фонда Российской Федерации.

Кроме того, законопроектом определяются порядок и сроки хранения электронных документов, а также перечень лиц, которые смогут осуществлять деятельность по проведению конвертации электронных документов, созданию электронных и материальных дубликатов документов и их хранению (им будут посвящены новые ст. 11. 4, ст. 11.5 Закона № 149-ФЗ).Так, хранение документов возможно у их обладателя (получателя) или у лица, имеющего лицензию на осуществление такой деятельности, – на договорной основе (новые ст. 11.6 и ст. 11.7 Закона № 149-ФЗ). При этом срок хранения исходников на бумажном носителе может быть сокращен до одного года с даты создания дубликата документа.

Определяется также, что соискатели лицензий на осуществление деятельности по проведению конвертации электронных документов, созданию электронных и материальных дубликатов документов и их хранению должны, в частности:

• не находиться в процедуре ликвидации или банкротства, в реестрах недобросовестных поставщиков, не быть исключенными из ЕГРЮЛ, не иметь аннулированной лицензии за последние два года;
• иметь в штате одного или нескольких работников, осуществляющих конвертацию электронных документов, а также создание и хранение дубликатов таких документов;
• определить уполномоченное лицо, ответственное за соблюдение требований к осуществлению указанной лицензируемой деятельности;
• владеть на праве аренды, собственности или ином законном праве программными и программно-аппаратными средствами для осуществления лицензируемой деятельности;
• разработать и утвердить внутренние документы, устанавливающие порядок проведения конвертации электронных документов и доступа к исходным документам.

Правительство РФ будет вправе установить случаи, в которых соискатель лицензии и лицо, осуществляющее деятельность по такой лицензии, должны будут иметь финансовое обеспечение гражданской ответственности за нарушение возложенных на них обязанностей, а также размер такой ответственности.

Разработка законопроекта обусловлена масштабным переходом государственных органов и хозяйствующих субъектов на электронный документооборот. Как сообщается в пояснительной записке к законопроекту, развитие электронного документооборота позволит сократить затраты предпринимательского сообщества на содержание архивов и обмен документами на бумажных носителях в 20 раз, что позволит оптимизировать бизнес-процессы в целом.

_____________________________

¹ С текстом законопроекта № 1173189-7 "О внесении изменений в Федеральный закон Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и отдельные законодательные акты Российской Федерации" и материалами к нему можно ознакомиться на официальном сайте Госдумы.